如何讓眾多的會議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)，是會議策劃管理者需要考慮的。諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目，他們都可以從中得到他們想得到的東西，當(dāng)然活動(dòng)策劃公司也要關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個(gè)人麻煩等。此外，還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時(shí)到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢?作為一個(gè)專業(yè)的活動(dòng)策劃公司，哈爾濱活動(dòng)策劃公司提出以下一些建議供您參考。

　　一、 確立明確的目標(biāo)

　　對任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。

　　二、 完善信息的采集與分析

　　信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求(細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單)、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

　　三、 追求不斷的創(chuàng)新

　　每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

　　四、 制定周密的計(jì)劃

　　無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

　　五、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

　　在進(jìn)行現(xiàn)場管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力

　　六、 結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)

　　成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃;積極的談判和交流的技巧;規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理;優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值?什么是你公司的投資收益?與會者明年還會參加你的會議嗎?將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計(jì)劃。

　　七、 爭取優(yōu)秀，而不是完美

　　無論會議大小與否，再好的會議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。

　　八、 了解會議涉及的行業(yè)

　　為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。

　　九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂

　　保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

　　十、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一

　　你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價(jià)值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的!

　　十一、合理控制預(yù)算

　　要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

　　十二、最大限度地使用技術(shù)

　　技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。(技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會議包裝”)

　　十三、清晰而明確的溝通

　　清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢?

　　十四、成熟的危機(jī)管理

　　針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

　　十五、提供足夠的價(jià)值

　　為了滿足與會者的需求，一個(gè)會議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價(jià)值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會議中得以體現(xiàn)。

　　以上是我們分享的會議管理要素，因此大中型企業(yè)舉辦大型會議，一般會選擇專業(yè)的活動(dòng)策劃公司，以免發(fā)生意外。